Begrip

Met een klacht bedoelen we een schriftelijke kennisgeving van iemand die rechtstreeks of onrechtstreeks met de club verbonden is. (ouder, speler, medewerker,…) Wij vinden het belangrijk dat deze mensen de mogelijkheid krijgen om hun ontevredenheid te uiten.  Het kan een opportuniteit zijn om de werking van onze club te optimaliseren. Uiteraard is het in de eerste plaats de bedoeling en zeker niet verboden om de verantwoordelijke persoon hierover aan te spreken. Indien hierna geen oplossing gevonden wordt en de klacht niet uitgeklaard of opgelost geraakt, kan de klacht via onderstaande mogelijkheid geregistreerd en behandeld worden. Alle schriftelijke klachten worden binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst beoordeeld op ontvankelijkheid en de verstuurder wordt hiervan verwittigd per mail. De raad van bestuur zal op regelmatige basis een evaluatie maken van de geformuleerde klachten om de kwaliteit van de werking te bewaken en structurele problemen zo vroeg mogelijk te onderkennen en verdere problemen te voorkomen.

Procedure

Klachten kunnen per mail verstuurd worden naar klachten@ksv-pittem.be . Deze klachten worden binnen de 7 dagen besproken in de raad van bestuur en worden daarna door hen zelf behandeld of er wordt opdracht gegeven aan de betrokken afdeling om dit uit te zoeken en een mogelijke oplossing te formuleren.  De reactie op en beslissing over de klacht gebeurt door de raad van bestuur. Klachten die via deze weg de club bereiken zullen geregistreerd worden in een bestand.  Dit bestand wordt op regelmatige tijdstippen geëvalueerd en hieruit kunnen bijsturingen in de werking voortvloeien.